Vietato divulgare i motivi dell’assenza dei dipendenti

Il Garante della privacy è tornato di recente a pronunciarsi in materia di tutela della riservatezza sul luogo di lavoro, censurando il comportamento di una società di trasporti che indicava nel prospetto dei turni esposti in bacheca ed accessibili dalla intranet aziendale i motivi dell’assenza del singolo lavoratore.

In sostanza, la predetta azienda – al fine di contenere il malcontento dei lavoratori chiamati a sostituire i colleghi in casi di assenze non programmate e di fornire a tutto il personale un quadro complessivo delle disponibilità e delle assegnazioni dei lavoratori, secondo quanto si legge nelle motivazioni riportate nel provvedimento del Garante del 3 luglio 2014 – nelle tabelle riportanti i turni di lavoro del personale soleva riportare accanto alla matricola di ciascun dipendente il motivo dell’assenza, attraverso l’utilizzo di sigle sintetiche volte ad indicare: la malattia (MA), i permessi per assistenza a disabili (PAD), i permessi per motivi sindacali (PS), le sospensioni disciplinari (S).

L’azienda, nell’adottare un simile modello, si era peraltro premurata di adottare tutte le precauzioni perché dal suddetto sistema non scaturissero violazioni della privacy: ad esempio, nei turni era riportata esclusivamente la matricola del dipendente assente e non il nominativo; inoltre i prospetti erano esposti in una bacheca il cui accesso era riservato unicamente agli addetti, ovvero sulla intranet aziendale in cui i dipendenti potevano accedere solo alle informazioni di loro interesse inserendo una password personale, senza che potesse dunque configurarsi alcuna diffusione di dati personali o riservati del personale.
Eppure il Garante non ha ritenuto sufficienti simili cautele: a giudizio dell’Authority, chiamata a pronunciarsi sulla vicenda dal sindacato aziendale che ha denunciato la violazione della privacy, nonostante le precauzioni adottate, le modalità del trattamento posto in essere dalla società avrebbero reso indebitamente edotti i lavoratori circa le vicende personali dei loro colleghi, dando luogo ad una illecita comunicazione di dati personali (art. 4, co. 1, lett. I) e art. 11, comma 1, lett. a) del d.lgs. n. 196/03).

In particolare, secondo il Garante sarebbero stati violati i principi di pertinenza e non eccedenza, in quanto non sarebbe necessario, a suo giudizio, che i lavoratori siano messi al corrente delle specifiche ragioni dell’assenza dei colleghi, essendo sufficiente che gli stessi siano edotti semplicemente dei turni loro assegnati, nonché della eventuale necessità di provvedere alla sostituzione di altri lavoratori assenti.
E’ evidente come una simile conclusione non tenga in adeguata considerazione le esigenze organizzative e di serena gestione dei rapporti che avevano indotto l’azienda a predisporre i turni inserendo le informazioni in ordine all’eventuale assenza dei lavoratori.
Inoltre, le asserite violazioni della privacy individuate dal Garante sembrano presupporre che ogni lavoratore conosca il numero di matricola dei colleghi, atteso che, non essendo indicato il nominativo dei lavoratori, non si comprende come si possa ricondurre la causale dell’assenza al singolo dipendente, violando così il suo diritto alla riservatezza.

E’ evidente che una simile impostazione finisca per ingessare ancora di più la gestione dei rapporti di lavoro, rischiando di creare inutili tensioni tra il datore di lavoro ed i dipendenti in nome di un diritto alla riservatezza di pochi (i lavoratori assenti) che, mai come in questo caso, avrebbe dovuto cedere il passo al diritto all’informazione di molti (ossia i dipendenti richiamati in servizio durante i periodi di riposo).